10 Consejos para un Project Manager

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Vale : soy un Project Manager que tiene que encargarse de un proyecto en el cual el equipo venía empleando desde el inicio del proyecto Scrum. Me toca sustituir a alguien que ha abandonado la empresa y que estaba aplicando en ese proyecto un modelo ágil.

Se supone que tengo una formación amplia de Gestión de Proyectos y básica en métodos ágiles. He leido e investigado sobre las técnicas, artefactos y la forma de trabajar de un equipo ágil, y sin tiempo para más, mis superiores me colocan al frente de ese proyecto.

Con sentido común  y  aplicando estos 10  consejos , serás capaz de llevar el proyecto y no romper las técnicas y modos de trabajo que se estaban usando con el anterior Project Manager.

Descubre como :

1. Comprende la dinámica de los equipos ágiles.

El equipo ágil está acostumbrado a tomar decisiones tácticas y a llevar el dia a día de una manera eficiente. Tiene un alto grado de compromiso y es transparente. Se trabaja en un entorno agradable y seguro.

Cuanto más comprendas como trabaja el equipo Ágil, mejor posicionado estarás para ayudar al equipo a que tenga éxito. Al principio, tendrás que incorporarte en las reuniones de planificación diaria y comprender como se asigna el trabajo y como se estiman los esfuerzos necesarios para un elemento de la pila.  Por supuesto, que los conceptos básicos de Scrum deberías tenerlos claros y sabidos.

2. Mantén la visión global del proyecto.

A pesar de que el objetivo global debe conocerlo el equipo, en otro caso  el anterior PM no lo ha hecho muy bien, a veces el equipo está más centrado en los detalles. Tú debes ser capaz de tener la visión global del proyecto  ( algo que habrás hecho al incorporarte al mismo) y debes mantenerla.En las reuniones de planificación tienes que hacer que dicha visión prevalezca. El equipo debe tener claro cuales son los objetivos globales, los hitos importantes y los aspectos a considerar como estratégicos para el buen fin del proyecto. Asegurate de que la comprenden y que la comparten.

3. Elimina los obstáculos.

Ayuda al equipo con todos aquellos problemas que les hacen ir más lentos. Se proactivo y anticipate a los riesgos. Gestiona cualquier asunto antes de que se convierta en un impedimento. Estos tres puntos son de aplicación sea cual sea el marco de trabajo en el que se gestiona el proyecto : ágil o tradicional.  Busca la colaboración de otros Project Managers o personal gerencial de la organización que te ayuden a resolver problemas antes de que sean demasiado grandes para el equipo. Lo más importante:  escucha al equipo y entiende lo que te están diciendo cuando en una reunión se pone encima de la mesa un problema , real o futuro.

4. Construye equipo.

Debes crear oportunidades para que el equipo comparta su experiencia. Por medio de herrientas para compartir información consigue que todo el equipo ponga sus conocimientos al servicio de los demás. Crea un entorno donde la gente pueda desarrollar fuertes relaciones de trabajo y ayuda a desarrollar el sentido de propósitos compartidos.  No dejes que esto ocurra por accidente, tiene que ser intencionado.

5. Construye consenso.

Si tienes ya un equipo de alto rendimiento que está centrado en la visión de negocio ,mantente fuera y déjales desarrollarse a si mismos.En este punto es cuando comenzarás a ser un facilitador para el equipo. Aprende técnicas que ayuden a la gente a resolver conflictos de manera saludable , sin confrontaciones ni enfrentamientos. Identifica las habilidades de cada miembro del equipo, sus conocimientos y de que manera puede contribuir. Con la madurez del equipo llegará el sentimiento común y además se mantendrá con poco esfuerzo por tu parte. Esto, no obstante es bastante dificil de lograr. Es necesario que el equipo no tenga volatilidad , que se ayuden mutuamente y que tengan confianza los unos en los otros como para saber que cuando alguno se ausente, otro podrá hacer su trabajo sin que el proyecto se vea afectado. Para todo ello, como Project Manager no eres «un invitado» , debes fomentar la colaboración y el trabajo en equipo de manera permanente.

6. Desarrolla el talento mediante el Coaching.

Ayuda a que se cumplan las espectativas del equipo. Lo más importante es poner al equipo en situación  de tener éxito y proporcionarles herramientas para que puedan conseguirlo. Una de las mejores maneras de conseguirlo es desarrollar tus propias capacidades para el Coaching.Aprende maneras positivas de darle feedback al equipo, crea formas de guiar e instruir. Construye relaciones abiertas y estate abierto al feedback de vuelta. Por ejemplo, participa de manera constructiva en las reuniones de retrospectiva al finalizar cada Sprint o al final del proyecto. En los aspectos de mejora , en aquellas cosas que se hayan hecho mal, construye en lugar de destruir. Aconseja y pon foco en las necesidades del equipo que debes cubrir para que esos errores no se cometan de nuevo: falta de documentación, falta de conocimiento de algun tema concreto que haya derivado en uno o varios errores, ausencia de participación de alguna persona que debería haber estado en el proyecto, etc. De todas las cosas que se puedan mejorar, toma nota y ayuda al equipo a que no tengan esos problemas la siguiente vez.

7. Manten la estructura y la disciplina.

Una de las principales responsabilidades que tendrás será la de ayudar al equipo a mantener el foco , a que se respeten y se cumplan las prácticas ágiles de ingeniería y a que los demás intervinientes en el proyecto no interfieran en el objetivo incluyendo regularmente nuevas funciones, cambiando prioridades de manera poco razonada y en resumidas cuentas, alterando el ciclo de trabajo del equipo. Por otra parte, trabajar en un equipo Ágil debe ser agradable para cada miembro del equipo porque se ha fomentado el compañérismo, el trabajo en equipo, el compromisos de cada persona, un buen ambiente. Sin embargo eso no significa que como Project Manager no haya ocasiones en las que debas «tirar de galones» y llevar por el camino correcto a la persona/personas que se hayan desviado del camino, que planteen conflictos de manera regular y que no ayuden a los demás a conseguir el objetivo.  Equipos Ágiles no significa equipos que hacen lo que quieren. No. Se trata de equipos comprometidos y maduros , pero no siempre todos tienen los mismos niveles de compromiso y a veces como Project Manager tendrás que mantener la disciplina y hacer prevalecer los intereses generales por encima de los de uno  o más individuos en particular.

8. Ayuda al equipo a que acepte los compromisos.

Los métodos Ágiles tratan en esencia sobre entregas a tiempo, con valor para el negocio y que funcionan. Que el equipo entregue lo que se haya planificado a tiempo requiere que el equipo se comprometa a entregar la previsión del trabajo realizada,siendo ésto además ajustado a lo que se haya pactado con el Product Owner.

Siendo un Project Manager en estos equipos, deberás ayudar a crear el sentido de la propiedad compartida y la cultura de la colaboración entre los miembros del equipo. Si como hemos empezado diciendo el equipo ya aplicaba estas técnicas, puedes suponer  que ya tiene el sentido de la propiedad, pero no te desvies de que ese objetivo se siga manteniendo. Para ello, tendrás que olvidar las técnicas de seguimiento y microgestión que realizabas anteriormente y ser capaz de delegar en el equipo las decisiones del día a dia estando tu presente en las decisiones más estratégicas del proyecto. Siempre te quedará el «runrun» de si se estarán cumpliendo los objetivos que el equipo ha definido para cada entrega. Es lógico, y es normal que lo supervises. Si el equipo está usando alguna herramienta para gestionar los elementos de la pila de tareas , revisa periódicamente el trabajo en curso , el pendiente de asignar y el finalizado para la entrega siguiente. Es una buena manera de anticipar riesgos y ayudar al equipo si detectas algún problema. Si por el contrario el equipo usa una pizarra de tareas «fisica», con sus divisiones y pos-it de colores: visitala regularmente para ver como está transcurriendo todo. Igualmente si detectas alguna situación anómala ofrecete para ayudar al equipo.

9. Pide ayuda si la necesitas.

Tener un buen soporte es esencial y no debes dudar en encontrar gente que pueda ayudarte, ni dudar en pedir ayuda. Consigue asociaciones con otras personas de otras organizaciones y comparte conocimientos y experiencias. Aprenderás de los demás y podrás tener una visión mucho más completa y conocer los problemas a los que otros ya se han enfrentado y como los han resuelto.

10. Se paciente y manten el rumbo.

Estás haciendo y aplicando cambios en la manera de gestionar. Puedes cometer errores. No te preocupes, es normal. Hay una curva de aprendizaje para dejar a una lado los viejos hábitos que puede ser dificil. Sobre todo, aprende de los errores y no lo dejes.

Ser un Project Mánager Agil o como lo he llamado en muchas otras ocasiones en este blog  , un Gestor 2.o, consiste en convertirse en un lider que busca lo mejor para el equipo y para el negocio. Debe gestionar con inteligencia y sentido común, debe ser prudente y colaborador con todo el equipo y no perder la visión global. Debe ser capaz de reconocer los éxitos y alentar al equipo a mantener el rumbo. El éxito de los demás es el tuyo propio. No podrás tener éxito si no lo tienen los demás.

 

 

 

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