Rss Feed Tweeter button Facebook button Linkedin button

subscribe: Posts | Comments | Email

Reuniones ,compromisos y otras zarandajas

2 comments
Reuniones ,compromisos y otras zarandajas

Recientemente he asistido a una de las típicas frustraciones a las que solemos enfrentarnos los que nos dedicamos al desarrollo de Sw y desempeñamos una función de gestión . Y es que una y otra vez cometemos los mismos errores. Seguro que muchos de los que leáis este articulo habréis leído o asistido a alguna charla,seminario y curso sobre gestión de reuniones y optimización del tiempo. Pues bien , entonces : ¿Porqué no aplicamos lo que sabemos?.

El caso al que me refiero tiene que ver con un proyecto en el que tras una reunión de trabajo, uno de los equipos afectados se llevo puesta una tarea que era necesaria para el lanzamiento. Todos nos fuimos convencidos de que estaba todo claro, definido y entendida la necesidad y la fecha de dicha necesidad.

Pues no fué así . Me confié y cuando unos días antes del Lanzamiento pregunté al otro equipo como llevaba el tema, la sorpresa fue mayúscula cuando me dijeron  que no estaba listo y además cuando descubrí que lo que estaban haciendo   era x cuando yo necesitaba y. No se habían hecho bien las cosas ni en la reunión ni posteriormente en el seguimiento, dando por sentado que con aquella reunión era suficiente.

Los equipos que colaboran en los proyectos , la mayoría de las veces, por no decir todas las veces, tienen otros objetivos a parte de los que nosotros les podemos asignar con los nuestros.Luego como su foco principal va a ser su objetivo y sus propios proyectos, es nuestra función y responsabilidad asegurarnos de que asumen y comprenden los demás compromisos para que los “objetivos de todos” se vean realizados.

Hay tres cosas sencillas , solo tres, que van a ayudarnos mucho en estas situaciones. Aun así, el mundo de las dependencias y de las coordinaciones entre proyectos es difícil, y requiere de atención y proactividad, pero aplicando estas tres cosas,mejorará la gestión.

  • Reserva 5 minutos , solo 5, al final de cada reunión, para resumir los acuerdos alcanzados y asegurar que todo el que tiene que colaborar para el proyecto lo ha entendido perfectamente. Si no eres capaz de resumir el 5 minutos los acuerdos es que no lo tienes claro tampoco.
  • Envía un resumen de dichos acuerdos y los temas tratados en la reunión a todos los asistentes, en el mismo día.Si puedes, que sea inmediatamente después de la reunión
  • Según el plazo del compromiso, síguelo antes de que sea tarde y no preguntes por como va lo tuyo tres días antes del despliegue.Anticipate.

No son medidas para :  “yo tengo mi culo cubierto ”  si algo va mal, porque el otro equipo no ha hecho lo que comprometimos. No es esa la intención. No debe serla, y el que la tenga se equivoca. Son medidas para garantizar el cumplimiento de los objetivos de todos. Si alguno de los intervinientes del proyecto tiene problemas para llegar a la fecha pactada con el alcance definido y tú  sigues de cerca los compromisos podrás hacer algo por ayudar. De eso se trata , de que todos consigan el éxito ayudándonos unos a otros. El éxito de los demás será el tuyo propio.

  1. Sí creo que es algo común el que cuando sales de una reunión, y suponiendo que todos tienen claro las acciones que se han decidido, suele pasar que nada más terminar los equipos empiezan a “dessincronizarse” de esas acciones. Por eso me gusta tener una reunión diaria de 15′, como establece Scrum, para tener al equipo siempre sincronizado y alineado con los objetivos. Aunque no hiciera el resto del proceso de Scrum, solamente esta reunión ya merece la pena.

    • Pepe Vázquez says:

      Totalmente de acuerdo contigo. El Stand-up meeting ayuda a mantener al equipo alineado, pero incluso con eso hay que tener disciplina y realizar las reuniones todos los días.
      Gracias por tu comentario.

Leave a Reply

Tu dirección de correo electrónico no será publicada. Los campos necesarios están marcados *


*