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Pasada la integración viene la calma o no…

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Pasada la integración viene la calma o no…

Como puede ayudar un tablero Kanban en los momentos posteriores a un gran proceso de integración.

Tras un proceso complejo en el cual se integran multitud de datos desde un sistema origen en otro sistema. En el cual los Sistemas de Información corporativos se ven afectados por la entrada de grandes cantidades de información , nuevos clientes, nuevos procesos operativos y cuando además hay muchas personas que tienen que aprender el funcionamiento de los nuevos sistemas, es necesario estar preparado para tener la situación controlada porque habrá tareas , incidencias, mejoras y multitud de  asuntos que surgirán por muy bien que hayas hecho las cosas.

Murphy existe , los que nos dedicamos a esto , lo sabemos bien….

En estas situaciones es de gran ayuda montar un tablero Kanban  para controlar el flujo, dar visibilidad a la situación y mejorar el proceso teniendo controlado en todo momento todo aquello que vaya surgiendo en las primeras semanas tras el Gran Proceso.

Construcción de un tablero Kanban

Aqui van una serie de consejos para preparar y montar tu tablero Kanban 

1- Informa a tu equipo de los objetivos  y la misión que cada uno tendrá que realizar.
2- Analiza el flujo de trabajo . Puede ser distinto del flujo de trabajo normal que estés aplicando.
3- Crea un tablero especial y diferente, si es que ya empleas un tablero Scrum o Kanban para otros proyectos.
– personalmente prefiero hacerlo asi pues de esta manera diferenciamos los asuntos relativos a la post-integración/implantacion del resto de proyectos que puedas llevar en tu portfolio.
4- Aprovisionate de una buena cantidad de post-it de diferentes colores, pues tendrás que definir seguramente varias políticas de proceso en función de la tipología del asunto que te toque gestionar / resolver.
5- Define que información es la que se tiene que poner en cada tarjeta ( de no hacerlo asi, cada uno pondrá la información de distinta manera y no guardará coherencia pudiendo además faltar información en alguna de las tarjetas.
6- Reunete con tu equipo todos los días delante del tablero para revisar el backlog, lo realizado, lo pendiente, los impedimentos.
7- Asegurate que hay una persona que se encarga de “tirar” de los asuntos y de mantener actualizado el backlog.
8- Asegurate de que se respeta el proceso y que para cada tarjeta se realizan los cambios de estado necesarios. Por ejemplo: no puedes tener tarjetas en la columna  “En estudio” si no hay alguien que verdaderamente esté trabajando en esta tarea.
9- Una tarea que se arrastra (pull) desde el Backlog  hacia un estado posterior continuará avanzando en el flujo hasta su fin , a menos que haya algún impedimento que la haga retroceder o trasladar a alguna columna especifica para estas situaciones.
10- Define el WIP (Work in Progress) para cada columna y controla que no haya cuellos de botella en alguno de los pasos del flujo, en cuyo caso, reflexiona junto a tu equipo la manera de solucionar situación.

No es extrictamente necesario que emplees metodologías Ágiles para poner en marcha un tablero Kanban que te ayude en una postimplantación/ postintegración, sin embargo si que es conveniente , y en mi opinión no tanto por las prácticas sino por los valores que tengas o adquieras los conocimientos necesarios. En los momentos en los que se pueden acumular muchas tareas, incidencias o mejoras ,  y se debe ayudar a que los cliente internos/externos se adapten lo mejor posible al nuevo sistema,  el compromiso , la proactividad , el valor y la transparencia son aspectos clave que deben prevalecer por encima de otras cuestiones.

Si pasados 10 dias , el tablero no tiene movimiento , traslada lo que tengas pendiente al tablero general si lo tienes o decidete a crear uno para tus proyectos ( si la experiencia te ha servido) tú y el equipo podréis estar satisfechos por tener el objetivo conseguido.

Celebra los logros conseguidos  por el equipo y animales a continuar aplicando las técnicas Kanban en tus proyectos.

Si estás interesado en profundizar más en las técnicas de trabajo con Kanban y Scrum, ponte en contacto conmigo a través del formulario de contacto del blog o envíame un correo a a113779@gmail.com. Podemos organizar un taller especial y a medida de tus necesidades. Te aseguro que funciona.

Be Agile My friend :)

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