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Hay que cerrar compromisos tras una retrospectiva

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Hay que cerrar compromisos tras una retrospectiva

Sin compromisos no es posible mejorar.

Recientemente, un equipo de desarrollo lo había pasado mal durante uno de los Sprints del proyecto que tenian entre  manos. Sucedió lo que suele suceder normalmente en la mayoría de los proyectos, agiles o no ágiles:

  • Cambio de prioridades de última hora.
  • Falta de personas clave de otros grupos que tenían que ayudar a lograr el objetivo.
  • Ausencia o escasez de información sobre como integrar esto o lo otro , tirando de servicios transaccionales, lo que condujo ineludiblemente a un proceso de prueba – error.
  • Ausencia de testing automático que provocó efectos colaterales en una parte del código.

 

El equipo tenía un claro objetivo : responder a las necesidades del Negocio y acabar la entrega implantando en producción en la fecha requerida. Y lo consiguieron, con arduo esfuerzo y horas de más echadas en la oficina, pero lo consiguieron.

Esto es compromiso.!!!

También hubo cosas buenas 

  • El compromiso del equipo y su profesionalidad
  • El sobreponerse a las dificultades y tener un claro afan de servicio al cliente.
  • La colaboración desinteresada de personas de otros equipos que se prestaron a ayudar a salir del bache.
Actitudes y comportamientos sin las que nada es posible y gracias a las que consiguieron superar los impedimentos que se les presentaron.

 

Tras el esperado despliegue en producción, el Project Manager (defensor de Agile y modesto evangelizador dentro de su equipo de estas prácticas )   sugirió realizar una retrospectiva para aprender de los errores , mirando hacia atrás para poder seguir hacia adelante. Un ritual, este de la retrospectiva que todos los equipos deberían realizar tras sus entregas , intermedias o de fin de proyecto. El equipo fue autónomo y se autoorganizó para realizar la retrospectiva, invitando además a miembros que participaron en la entrega que estaban trabajando en sus oficinas de manera deslocalizada ( un equipo distribuido).

 

Y aprendieron…

 

Salieron a la luz, las cosas buenas que habían hecho y las cosas que se habían hecho mal y se podían mejorar.

 

Terminaron  la retrospectiva con un panel lleno de post-it en los que estaba todo apuntado, pero sorprendentemente, a pesar de hacer iniciado el camino correcto, no habían adquirido ningún compromiso. Los Post-it indicaban las cuestiones a mejorar, calificadas con unos números que indicaban su orden de importancia , pero nadie se había comprometido a iniciar el verdadero camino de la mejora, llevando a la práctica todo aquello que vieron que podían cambiar para hacer mejor  las cosas de cara al siguiente ciclo de entrega.

 

Sin fijar los compromisos se diluyeron las acciones de mejora. Ni corto ni perezoso el “Project Manager- Scrum Master”, se plantó delante del tablón de post-it de la retrospectiva y planteó un sencillo ejercicio:

 

Escoger un máximo de cuatro de las mejoras identificadas ( de poco coste y buen recorrido de mejora)  y colocarlas en una zona del tablón donde sugirió el COMPROMISO que el equipo debería asumir. Esta parte de la retrospectiva es si cabe más importante que el hecho de identificar las acciones de mejora, porque por mucho que las hubieran identificado, si no hay acción no hay mejora posible. En el tablón trazó unas lineas para delimitar las acciones ( a modo de tablero Kanban) con las columnas siguientes:
 

  • Backlog de mejoras elegidas.
  • En proceso de mejora ( con el nombre o avatar del miembro del equipo que se ha comprometido a emprender la mejora) .
  • Mejora implantada.
  • Nivel de satisfacción con la mejora una vez realizada.
Recurriendo a un poco de “Gamificación” el PM- SM ( Project Manager como Scrum Master) ,sugirió al equipo que debían asignarse las tareas para mejorar y que al final del proceso, votando en la columna de Nivel de Satisfacción , cada uno indicara como se siente tras la aplicación de la mejora , con unos simples dibujos :

 

Muy satisfecho con la mejora     :)
Me he quedado igual                      😐
No hemos mejorado                        :(

 

Retrospectivas en acción
Tras unos cuantos Sprints de Mejora  ( la idea que transmitió es que tras cada entrega se haga la retro y se seleccionen nuevas mejoras ) , aquel que haya llevado a la práctica de manera satisfactoria mayor número de acciones mejoras, recibiría un premio en reconocimiento a su compromiso.  

 

Y asi quedó la cosa, al menos el COMPROMISO fue establecido, lo cual ya es un gran logro para conseguir la mejora continua. Se iniciaron dos de las acciones, y el equipo acordó realizar un seguimiento del tablón de mejoras en sus reuniones diarias , de manera que entre todos pudieran ayudar a la realización de cada una de las acciones , aunque solo el que se la asigna y tira de ella,  tendrá la opción de obtener su recompensa.

 

El Project Manager- Scrum Master, quedó satisfecho con el proceso definido, y se comprometió a entregar el premio al cabo de cuatro sesiones de retrospectiva al “CAMPEON DE LA MEJORA CONTINUA”.

 

Si no establecemos compromisos , y si no pasamos a la acción, cualquier acción de mejora acaba convirtiéndose en una frustración para el equipo que ve que se pueden hacer las cosas de otra manera y mejorar, pero que no consigue resultados. Compromiso y reconocimiento, dos cuestiones clave para formar  un equipo de alto rendimiento , clave para la consecución de mejores proyectos y de un mejor Software con el que “encantar a nuestros clientes”.

 

Espero que tomes en consideración esta técnica si llevas a cabo frecuentemente retrospectivas y te animes a compartir en estas páginas que otras técnicas utilizas para llevar a cabo tus retrospectivas, de modo que con tu Feedback todos podamos aprender cada día un poco más.

 

Si te ha gustado el post, difundelo,  compartelo, twitealo …. y todos los demás que se te ocurra con tal de compartir ideas.

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