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Un tablero para dominarlos a todos.

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Un tablero para dominarlos  a todos.

Gestionar Portfolio de Proyectos con KANBAN.

Parafraseando los versos de J.RR. tolkien , acerca  del anillo,

“Tres Anillos para los Reyes Elfos bajo el cielo,
Siete para los Señores Enanos en casas de piedras,
Nueve para los Hombres Mortales, condenados a morir,
Uno para el Seños Oscuro, sobre el trono oscuro
en las Tierras de Mordor, donde se extienden las Sombras,

“Un Anillo para gobernarlos a todos. Un Anillo para encontrarlos,
un Anillo para atraerlos a todos y atarlos en las tinieblas”.

 

Me ha venido a la cabeza este Post, sobre la idea de como crear un tablero KANBAN para “Dominar todos tus proyectos”, y como es habitual en este blog, me dispongo a compartir con vosotros aquello que creo que puede ser interesante y de aplicación para otros que como yo, han aplicado un modelo de trabajo en equipo basado en Agile – Kanban o Scrumban.

No es una idea a materializar , sino una realidad : cuando el pasado viernes  todos se marcharon de la oficina a descansar tras una semana intensa de trabajo, desarrollé y coloqué justo detrás de mi un Tablero KANBAN para “Dominar todos nuestros proyectos” o nuestros “No proyectos”  y tener visibilidad y transparencia sobre la situación de cada uno de ellos, desde que se genera la petición hasta que el proyecto queda plenamente formalizado, ha sido lanzado, o incluso si no ha sido autorizado.

En mi entorno, recibo muchas peticiones de proyectos no planificados inicialmente y que responden a nuevas necesidades de Negocio, proyectos incluidos en planes tácticos, y solicitudes de análisis de viabilidad de una nueva característica que la organización ha pensado que podría ser interesante, pero que previo a su petición formal, requiere de un estudio de viabilidad antes de convertirse en un proyecto. La continua aparición de este tipo de tareas de gestión, junto a la necesidad de controlar de manera visual el estado de los trabajos previos a que se materialicen en proyectos, me ha llevado a crear este tablero que representa el Flujo de Gestión de Proyectos con el que vamos a intentar visualizar y gestionar mejor nuestro dia a día.

Para esto KANBAN es ideal.  Primero define tu flujo, después materializalo en un tablero y luego simplemente  hazlo y siguelo  ( Plan- Do- Check- Act).  En un principio , no voy a establecer un WIP( Work In Progress)  en ninguna de las columnas, pero eso ya se verá. La iniciativa va a comenzar la próxima semana y según vaya, asi pondremos o no en alguna de las columnas un WIP para controlar el máximo trabajo posible dentro una columna del tablero, que el equipo puede abordar.

Es o será un tablero enfocado a los Project Manager que dentro de los equipos que gestiono tienen encomendadas las tareas de Valorar o estimar una petición, definir el alcance y la planificación Inicial,  solicitar ofertas a nuestros proveedores para realizar los proyectos, y realizar el lanzamiento una vez aprobado. A todo esto, se añade que según la naturaleza del proyecto y su dimensión , tenemos que aplicar unas u otras políticas de trabajo para todo el ciclo que va desde que se recibe la petición hasta que se formaliza en un proyecto. Para eso es ideal KANBAN y sus indicadores visuales, mediante Post-it de colores para cada una de las tipologías de proyectos que realizamos.

En definitiva es un tablero KANBAN que no tiene que ver con el proceso de desarrollo que se seguirá en cada uno de los proyectos, sino que tiene que ver con el flujo de gestión de proyectos y que nos permitirá visualizar nuestro Portfolio de una manera sencilla y accesible a todo el equipo.

La Columna final del tablero, arrastrará “Pull” aquellos proyectos que hayan sido lanzados y que entran en el proceso de desarrollo técnico de la solución.

La implementación de KANBAN en la organización no tiene porque ser aplicada exclusivamente a un proceso de desarrollo técnico, sino que podemos emplearla para visualizar cualquier otro tipo de “flujo de negocio”, este del Portfolio de Proyectos, un proceso de Selección de personal, un proceso de auditoría ( como recientemente expuso Angel Diaz-Maroto en su excelente presentación en la LKSE, de como ING-Direct ha implantado un enfoque Kanban para su actividad IT en España ).

Desde  este link, os animo a visualizar la charla de Angel , junto a otros muchos e interesantes videos de la conferencia Lean Kanban Southern Europe 2012“.

La idea es que todos los días, alrededor del tablero, al igual que el equipo técnico se reune delante del que tenemos para  las tareas de desarrollo ,  nos reunamos 15 minutos delante de este nuevo Tablero paradominar a todos los proyectos”  para revisar las acciones realizadas, las que realizaremos y los impedimentos que pudieran surgir derivados de las tareas de gestión asociadas al ciclo de lanzamiento de los proyectos.

La experiencia será nueva para todos, pero espero que aprendamos de ello y podamos sacarle provecho a esta manera de visualizar el flujo apoyándonos en los principios KANBAN, teniendo más control sobre las fases iniciales de los proyectos o peticiones que recibimos. Es una manera más de gestionar un portfolio de proyectos, no tiene porqué ser la mejor, pero espero al menos que sea divertida para el equipo.

El tablero está montado, ya hay algunas tarjetas en el Backlog, y esta semana que entra pretendo poner todos los proyectos que gestionamos en esa columna , para establecer un indicador visual en el que todos veamos el trabajo que gestión que tenemos pendiente, el que está en curso y hacer un mejor y más controlado lanzamiento de proyectos.

El tablero, ahora se ve así, pero pronto cambiará de aspecto al añadir todas las tarjetas de los proyectos que gestionamos. Una vez completado , actualizaré las imágenes de este Post o  compartiré las experiencias de las primeras reuniones alrededor del Tablero que “Dominará a todos los proyectos”.

Ejemplo de tablero Kanban   Ejemplo de tablero KanbanEjemplo de tablero KanbanEjemplo de tablero Kanban

 

 

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