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Una técnica para el arranque de proyecto.

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Una técnica para el arranque de proyecto.

LA TECNICA DE KILLEN.

Esta pasada semana he aplicado la técnica que aprendí en el curso PMI-ACP impartido por Masa K Maeda al cual recientemente he asisitido y del cual publiqué una entrada  en el blog.

En el curso me llevé la idea de que era una técnica muy potente para aplicar en los proyectos de gran alcance, y que me podría servir  como base para definir cuales son las cuestiones clave a desarrollar en un proyecto y su priorización. En verdad lo es !!!

Este jueves pasado la he aplicado en un proyecto real que estamos lanzando en el trabajo. Un proyecto grande, con multitud de actividades que implica muchas cuestiones de indole técnica y una gran cantidad de características funcionales para desarrollar y evolucionar.

Reuní a las personas clave del equipo para el lanzamiento del proyecto en una sala , sin hacerles saber antes cual era el objeto y desarrollo de la reunión. Esto lo hice así premeditadamente para que la creatividad y  la imaginación surgieran durante la sesión.

Empezé explicando el porqué estábamos allí, que íbamos a hacer y para qué. Hice una breve introducción a la técnica.

Los pasos del método Killen.

1- Escribir en post-it de manera individual las  historias de usuario en el formato típico de las mismas ( como — quiero — para ) o en formato tarea. Nosotros elegimos este último ya que realmente no estábamos definiendo historias sino identificando todo aquello que hay que tener en cuenta para iniciar el proyecto,priorizar las actividades claves para su arranque e identificar riesgos.

2- Pegar todos los pos-it de manera aleatoria en todas las paredes de la sala donde se celebre la sesión.

3- Una o dos personas leen las historias en voz alta y las pegan en una pared de la sala.

4. En equipo se buscan las posibles historias o tareas duplicadas o que sean similares y se ponen una encima de otra.

5- Se identifican las categorías de las historias/tareas y se agrupan por dichas categorías.

6- Se procede a la priorización de todas las tareas.

7- Se discute sobre las tareas prioritarias y se seleccionan las de más alta prioridad y se define como empezar a trabajar con ellas.

Aporté un cargamento de pos-it a la sesión y los materiales necesarios.

Al principio veía algunas caras un poco raras, quizás más por la expectación de los presentes que por otra cosa, y tras explicar el proceso, todo el mundo se puso manos a la obra.

Antes de esa sesión, yo había trabajado en la identificación de las cuestiones clave del proyecto y había preparado un Excel con no menos de 30  cuestiones o tareas que yo consideraba necesarias e importantes, pero tras comenzar a leer en voz alta las tarjetas que el equipo había escrito, descubrí que había muchos más temas en los que yo no había pensado de manera individual y que el equipo sacó a luz de una manera natural.

Aqui está para mi la gran potencia del modelo :

” Aflorar en equipo todo lo que hay que tener en cuenta en un proyecto tanto a nivel  funcional como a nivel técnico o de proceso.”

La experiencia fue un éxito y en solo 2 horas fuimos capaces de identificar una gran cantidad de cosas a realizar para lanzar el proyecto, a definir las grandes areas de trabajo o categorizaciones y sobre todo a priorizar de manera totalmente natural : frente a la pared donde estaban pegadas todas las tarjetas, cada uno movía las tarjetas según su prioridad y sorprendentemente se obtuvo un consenso total sin ninguna discusión. Estoy seguro que con otro formato de sesión, no hubiéramos logrado estos resultados y es posible que hubiéramos tenido que reunirnos más de 3 veces para lograr algo parecido.

Desde  el punto vista de la psicología emocional esto se debe a que no se produce una conversación frente a frente que es normalmente uno de los principales motivos de desacuerdo. Uno de los actores siempre pretende hacer valer su criterio frente a otros. Aqui, con esta técnica, y trabajando de frente a la pared, en equipo, no existe esa confrontación y se logra un acuerdo de manera mucho más rápida.

El  Project Manager , al acabar la sesión se llevó todas las tarjetas de cada categoría para dar a continuación el siguiente paso : trasladar a un soporte duradero cada una de las historias ( tablero virtual ) o si se ve con ganas crear un gran tablero físico para definir el Backlog del proyecto y comenzar el flujo continuo que nos permita arrancar las historias/tareas con la prioridad definida, definir el plan de trabajo y dar los pasos necesarios hacia el primer Sprint del proyecto.

En siguientes post iré comentando como vamos avanzando con este gran proyecto y las dificultades que nos vamos encontrando para aplicar un modelo Agil (decantándome al principio más por Kanban que por Scrum debido a que en un entorno tradicional un approach tipo Kanban creo que nos puede dar mejores resultados sin tener que realizar un cambio radical). El reto está en como introducir estas nuevas dinámicas que están funcionando en  multitud de sitios en un equipo que por el momento no tiene los conocimientos Agiles necesarios. Me tocará hacer de Coach, y  lo haré con gusto.

Ahora es cuando viene lo complicado :

  • Definir el Backlog y lanzar las historias priorizadas.
  • Realizar un Release Planning a alto nivel para sacar los hitos que tendremos que informar a la Dirección sobre la planificación completa.
  • Definir la primera entrega que realizaremos y estimarla.
  • Plantear como vamos a realizar la Demo del producto para esa entrega.
  • Establecer las métricas del proyecto.
  • Identificar a todos los actores clave.
  • Definir el flujo en el tablero (fisico- virtual )
  • Definir las políticas de proceso y el Wip.
  • Definir las dinámicas de equipo ( Daily – Retros, etc.)
  • Crear el tablero y…
  • Ponernos manos a la obra.

Aqui tenéis algunas de las fotos que tomé durante la sesión.

Escribiendo historias.

Distribuyendo por las paredes de la sala.

Tarjetas listas para empezar el trabajo.

Historias clasificadas.

Historias priorizadas.

Si lo aplicáis en vuestros proyectos, os animo a compartir opinión sobre vuestras impresiones al aplicar la técnica.

  1. Buenas práctica, se motiva al equipo desde primera hora y además enriquece la visión del jefe de proyecto.

    Gracias por el blog y un saludo.-

    • Pepe Vázquez says:

      Gracias por tu comentario Antonio. Es una técnica que aflora muchas cosas que de manera individual tardarías más en descubrir, con lo que si desde el inicio ya las tienes , tu proyecto irá desde el primer momento mejor enfocado,
      Gracias a ti por leerlo.

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