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Reunionitis crónica: el síndrome del middle management.

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Reunionitis crónica: el síndrome del middle management.

Dedicado a todos aquellos que pasan parte de su jornada reunidos.

Cuando mi padre me llama algunas veces al trabajo, son muchas las veces que le digo : “luego te llamo, estoy reunido”…. Según  cuelga el teléfono, antes de que la comunicación se corte, es normal que le oiga decir  a mi madre : ” otra vez está reunido!”. Y cuando le veo, muchas veces me dice, ¿ pero tú que estás reunido todo el día… cuando trabajas?. Me río, y le explico que una parte de mi trabajo consiste en reunirme con mis jefes, con compañeros de proyecto, con otros compañeros de otros proyectos en los que colaboro,  con gente de otras empresas con las que he contratado un proyecto o gestiono el servicio que nos prestan, con gente que viene de fuera a tratar de vender sus productos y servicios…..

Y si me paro a pensarlo, mi padre tiene razón : paso reunido más de tres cuartas partes de mi jornada de trabajo.

Cuando se es un mando intermedio, se da por asumido que gran parte de tu día consistirá en ir de reunión en reunión. A veces sales de una , te metes en otra y no te da tiempo ni de llegar a la sala en la que  tendrás la siguiente.

¿Eso es bueno?. Muchos pensarán que no ( yo entre ellos), que la productividad se consigue haciendo cosas en tu mesa, o con tu equipo y produciendo, conversando, hablando con tus colegas, no en reuniones.

Muchas veces cuando me planteo este tema tengo una sensación : no me da tiempo a pensar con tanta reunión. No me da tiempo a asentar las tareas y actividades que surgen tras cada reunión. Al menos no me da tiempo durante la jornada laboral, lo cual me lleva indefectiblemente a hacer ese “asentamiento” fuera de la jornada de trabajo porque no quiero que se me queda nada en el tintero y quiero tener tiempo para pensar en otras cuestiones tanto de tipo táctico como estratégico.

Yo no creo que sea bueno tener tanta reunión. Sobre todo tal y como normalmente suelen tenerse, sin tiempo para prepararlas y sin saber muchas veces a lo que uno acude a ellas, sin un orden del día, sin saber que se espera de uno cuando va a esa reunión. Es decir, mal preparadas.

Hay reuniones de las que te vas satisfecho, con el objetivo cumplido, pero son las menos.Otras en las que te das cuenta que la falta de preparación nos ha hecho perder el tiempo a todos,otras en las que todo el mundo va a defender “lo suyo” sin pensar como equipo, y se convierten en un gallinero. Otras en las que no te dejan hablar , porque están monopolizadas por … ¿ El líder…? .

Me gustaría tener un contador de Euros que me diera, al salir de la reunión, el coste de la misma versus el rendimiento obtenido. Si eso existiera y se tuviera en cuenta, seguro que muchas reuniones se harían de otra manera.

Reuniones efectivas

Reunionitis crónica : el síndrome del middle management.

Deberíamos exigir al que convoca, y a nosotros mismos, si somos los convocantes que toda reunión cumpla unos mínimos :

  • Un asunto claro y concreto.
  • El orden del día detallado.
  • Convocada con antelación suficiente.
  • Adjuntando documentación necesaria para los intervinientes.
  • Con lo que esperamos conseguir de la reunión.
  • Que se respeten los horarios de inicio y de fin. Que haya puntualidad.
  • Un resumen o acta donde los acuerdos y compromisos se hagan explícitos para todos.

De esta manera, al menos sé a lo que voy, sé que puedo aportar en base al orden del día, y, sé que se espera de la reunión. Si tengo muchas reuniones, al menos a las que se convocan así, te aseguro que voy más predispuesto. Creo también que debemos perder el miedo a rechazar reuniones que no cumplan los mínimos. Tenemos que hacer nuestro tiempo productivo y eso depende en gran parte de nosotros, asi que si no se cumple lo necesario para tener esa reunión productiva que todos esperamos, mejor rechazarla educadamente y emplazar al convocante a que defina claramente los objetivos, lo que se espera de cada uno, el orden del día, etc.

Ahora piensa por un momento:

  • ¿A cuantas reuniones has ido el último mes que estaban mal preparadas, en las que se ha perdido el tiempo?.
  • ¿Cuanto han costado esas reuniones a tu organización?.
  • ¿Podrías haber mejorado alguna de las que tu has convocado?.
  • ¿Podrías haber evitado alguna de las reuniones con una conversación con la persona adecuada?.

La próxima vez que convoques una reunión, acuerdate de este artículo .

Convocar con este rigor las reuniones muchas veces es difícil, sobre todo por que vamos con acumulación de tareas y no queremos perder tiempo en asuntos “administrativos”. Nos cuesta dedicar tiempo a esto, pero gastar 10 ó 15 minutos en convocar de la manera adecuada, hará que tus reuniones sean  más eficaces.

Otra cuestión muy importante, diría yo que vital, es como participamos en las reuniones , como nos comunicamos en ellas, y como afrontamos las emociones de los participantes, pero de eso ya os hablaré en el siguiente artículo.

¿Como son tus reuniones?.

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