Rss Feed Tweeter button Facebook button Linkedin button

subscribe: Posts | Comments | Email

DISPERSION.

0 comments
DISPERSION.

UN DIA DESASTROSO.

Seguro que más de una vez has sentido esa sensación de que tienes un estresante dia de trabajo y te marchas a casa pensando : ¿ pero qué he hecho hoy?. ¿realmente he hecho algo de valor?.

Sensación de ineficiencia y de pesar con uno mismo, porque tras una jornada agotadora, al final , el valor aportado ha sido casi nulo, o nulo del todo.

Cuando reflexionas sobre ello, y piensas en qué has hecho mal, seguro que te vendrán a la cabeza cosas como :

  • Estaba haciendo algo, ha entrado un correo urgente y he dejado ese algo para atender el correo.
  • Estaba haciendo una tarea, y cuando estaba a medias, he empezado otra que tenía pendiente de ayer porque me han llamado para decirme que lo que esperaba ya estaba listo.
  • Mi jefe me ha dicho : mira ese correo que acaba de entrar, y respóndelo cuanto antes.Y tu vas, dejas todo y te pones a responderlo. ¿Carajo….era tan importante?.
  • Me han convocado a una reunión inesperada y he tenido que dejar lo que estaba haciendo,porque mi jefe me ha dicho que fuera.
  • Una incidencia urgente ha requerido mi atención
  • Ha venido un colega a  mi mesa y me ha interrumpido preguntándome por unas dudas sobre una funcionalidad de la aplicación. Ahora que lo pienso, no ha sido solo un colega, han sido 5 pesaos, que no me han dejado en toda la mañana de preguntar cosas.
  • Me están enviando wassup mis colegas, mi novia/mujer, mi padre (que se acaba de comprar un smartphone y está como loco..) y los voy respondiendo cuando me lo envían.

¿Sigo?….

LA CRUDA REALIDAD

Todo esto, desgraciadamente no es una exageración , es lo habitual en el día a día de las personas que trabajan en la gestión del conocimiento, sea cual sea su rol. También muchas de estas situaciones se producen en otros tipos de trabajos. Ineficiencia la hay en todos lo sitios, pero como este es un blog de gestion de proyectos IT, voy a circunscribir el artículo a proyectos de desarrollo de SW.

Y si sabemos que todo esto nos ocurre muy frecuentemente, ¿qué puñetas hacemos para cambiarlo y mejorar?. Casi siempre, nada o casi nada. La propia dinámica de ese día a día nos impide ver la realidad y nos bloquea continuamente en una espiral de tareas en curso que nos provocan cada vez más y más estrés. Además, si solo cambio yo, y los demás no hacen nada, esto es pan para hoy y hambre para mañana…..

Además, ten por seguro que eso no te pasa solo a ti, sino que es lo habitual en todas las personas de tu equipo. Hasta tu mismo, piénsalo y verás que asi es, interrumpes a otro compañero para preguntarle algo, o haces que otra persona cambie su foco de atención porque a ti se te antoja que lo tuyo es más importante que lo que el otro está haciendo. Sin malicia, solo por inercia, por costumbre.
Por tanto, no tenemos una persona frustrada por que no ha conseguido terminar nada en el día, sino que tenemos a todo un equipo en la misma situación y a nuestros usuarios o clientes también insatisfechos porque no les hemos resuelto sus problemas a tiempo.

La creencia de que la sobreutilización de la capacidad y el trabajo en paralelo es más eficiente, y que teniendo varias tareas a la vez en marcha seremos/serán capaces de terminar más cosas a tiempo es una absoluta falacia.

Nos estamos engañando.

La mente humana no es capaz de procesar y retener más de 6 o 7 tareas en la memoria al mismo tiempo y la acumulación de trabajo en curso que nos provocamos nosotros mismos o que a veces nos provocan otros, no hace sino alterarnos y provocarnos estrés e insatisfacción.

Seguro que habrás leído muchas veces artículos sobre GTD, sobre Kanban personal, sobre Pomodoros y otras técnicas para mejorar la productividad.  Te habrán dicho y habrás oído que la multitarea es mala y que afecta a la calidad de las tareas y que supone un esfuerzo extra el arrancar de nuevo una tarea a medias para retomarla en el punto donde la dejamos. ¿verdad que si?.

LA RAIZ DEL PROBLEMA

Tenemos un problema muy grave de DISPERSION. No voy a decir que todo el mundo lo tiene, no,  no se puede generalizar, pero es dificil encontrase con alguien que no se disperse y pierda el foco continuamente para dar bandazos de un lado a otro.  ¡ Con qué facilidad se salta de un tema a otro durante una conversación o reunión de trabajo. !

Las técnicas y métodos que antes he comentado indudablemente ayudan a mejorar nuestra eficacia, pero requieren disciplina y constancia.No todo el mundo lo consigue y empiezan fuerte con un Kanban Board, por ejemplo, pero en cuanto el trabajo en curso es tan, tan alto que hasta “da verguenza” que aflore, dejan de actualizar el tablero y vuelven otra vez a la retención en la mente de las tareas en curso. Y como decía antes, la mente humana es capaz de retener en el mayor % de casos, 6/7 tareas en memoria. Hay algunos fieras que pueen llevar hasta 9/10 y algunos ilusos que creen que ellos en su cabeza pueden llevar todo lo que tienen entre manos.

Indudablemente, yo prefiero que esas tareas sean visibles y hasta que duela, pero no todo el mundo es propenso al afloramiento de sus propias ineficiencias por el miedo a ser considerado como una persona poco eficaz. A los que puedan pensar asi, yo les recomiendo que abandonen sus miedos, que como dice el dicho : ” es mejor lo malo conocido que lo bueno por conocer”. Si lo ves, lo puedes gestionar, si lo ves, lo puedes manejar, si lo ven otros te pueden ayudar y además tu mismo te darás cuenta de lo que es más importante y por tanto priorizarás para atenderlo lo antes posible.

EMPECEMOS A PENSAR EN CAMBIAR ALGO

Por encima de todos los métodos y modelos de mejora de la productividad, hay 3 cosas que considero vitales  para evitar el multitasking y el incremento del trabajo en curso propio y para minimizar su aparición en los demás.

1- Cuando empiezas una tarea  reflexiona si vas a ser capaz de terminarla y si dependieras  de un tercero, no te limitarás a enviar un correo pidiendole algo y esperar a que conteste. Eso te da la falsa sensación de que ya no es tu responsabilidad y por tanto tiendes a iniciar otra tarea de la lista, de la columna To-Do, o de tu memoria si es que eres capaz. Al fin y al cabo, ahora es otro el que tiene la pelota en su tejado,¿no?. En lugar de eso, procurarás mantener la anticipación suficiente con los demás implicados y además les harás particípe de la tarea y de su importancia y tendrás en cuenta que ellos también tienen sus tareas y serás respetuoso con su trabajo y sobre todo con la persona.

2- Se capaz de decir NO e impedir que se altere tu rimo normal de trabajo cuando alguien te va a preguntar. Controversia …. “viene el Jefe a preguntarme” : ¿le digo que se vaya y vuelva luego?. Dificil pregunta. Pues depende del talante de tu jefe. Tu lo sabes mejor que nadie. Una manera de disminuir esas interrupciones en tu puesto de trabajo puede ser tan sencilla como situar un marcador visual que indique que en ese momento estás concentrado y ocupado y no deseas que te molesten. DO NOT DISTURB.  Y con educación deberás decirle, a quien tú sepas que puedes decírselo ;), que en ese momento no le puedes atender. Ese marcador visual debe ser también un radiador de información que indique a quien vaya a verte, cuando es el mejor momento para ir a verte. Y asi, poco a poco, podrás controlar mejor  las interrupciones.

3- Si eres tu el que va a causar la interrupción a otra persona, piensalo antes y deberás darte cuenta que interrumpirás a alguien que está haciendo algo, haciendo cada vez más grande la bola de nieve.

Si, si, muy bonito todo… pero eso no lo puedo hacer yo en mi trabajo ni de  coña. .

¿Seguro que no puedes?. ¿ninguna de las tres cosas?. Es más cómodo no hacer nada y muy fácil caer en la complacencia. Reflexionalo por un momento……

Con que solo seas capaz de evitar tu propia dispersión  y la de los demás mediante la reflexión y el respeto a las personas y a su trabajo, ya habrás ganado un montón.

 Ahora solo te queda conseguir que esto sea un hábito y luego ya dar el siguiente paso hacia el personal Kanban Board y hacia el Kanban de equipo.


Pero eso ya será otra historia…..

Leave a Reply

Tu dirección de correo electrónico no será publicada. Los campos necesarios están marcados *


*