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Actitud y transformación Lean IT: el punto de vista de IT

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Actitud y transformación Lean IT: el punto de vista de IT

El punto de vista de IT.

Ahora vamos a considerar la otra perspectiva: la organización de IT a menudo está sobrecargada, y los comportamientos reactivos ante la gestión de crisis son demasiado comunes. El cambio constante, los cambios de prioridades, las nuevas versiones y actualizaciones, y la necesidad de equilibrar las tecnologías existentes y emergentes, todo ello contribuye a una mezcla insostenible de complejidad y volatilidad. Por lo general hay más trabajo del que se podría completar; algunas empresas reportan retrasos de tres a cinco años. Y a pesar de todo, IT tiene la tarea del mantenimiento de sistemas de información, y del negocio, manteniéndolo en funcionamiento en todo momento, mientras que tienen que controlar los costes con rigor. Esto a menudo crea la atmósfera de un escenario sin salida dentro de IT.

 Las preocupaciones y desafíos comunes de TI incluyen:

Apagando fuegos continuamente : La cantidad de trabajo no planificado a menudo excede el trabajo previsto, que es insatisfactorio, agotador, y en última instancia, no es sostenible.

  • El día a día es insostenible, todo son cosas urgentes. Los de Negocio no paran de enviar peticiones continuamente y todo es crítico para ellos.

Requisitos del sistema poco claros: Los usuarios finales no siempre pueden expresar lo que quieren ya menudo piden más de lo que necesitan.

  • ¿Pero cómo pretenden que valoremos las peticiones con tan poca información?. Nos piden además que digamos una fecha de implantación rápidamente. Es evidente que no tienen claro lo que quieren

Conflictos de prioridades: el negocio es a menudo incapaz de ponerse de acuerdo sobre las prioridades, por lo que IT está en el medio con objetivos poco claros, presupuestos y plazos imposibles, y no tiene más remedio que tomar decisiones prioritarias importantes basadas en información incompleta.

  • Con la cantidad de proyectos que tenemos en curso, y nos dicen que todos ellos son igual de prioritarios para el negocio. Digo yo que tendrán que decirnos ellos cual es la prioridad con la que tendremos que hacer el trabajo. Si no conocemos la estrategia del negocio y lo que es importante para la compañía, que esperan que hagamos.

Falta de compromiso: IT entra a menudo en proyectos después de que ya se han tomado importantes decisiones empresariales estratégicas y tácticas.

  • ¿Para qué nos piden a nosotros opinión si ya están definidas las fechas antes de contar con nosotros?. ¿Qué margen de maniobra tenemos si ya está todo establecido?. Tengo la sensación de que no confían en IT. Y hoy en día, el negocio sobrevive gracias a la tecnología.

Personal estresado : debido a la demanda impredecible, magnificada por las prioridades poco claras y cambiantes, el personal de TI cambia con frecuencia entre proyectos, haciendo que los costes de cambio, la pérdida de productividad, los problemas de calidad, la frustración y la fatiga crezcan.

  • No podemos trabajar de esta manera. Es de una ineficiencia total. Parece que no se dan cuenta que las cosas llevan un orden, que los proyectos de Software requieren un proceso muy especial. Nos la jugamos cada vez que tocamos algo con tantas urgencias y dejando lo que estábamos haciendo antes para atender los trabajos que ahora le aprietan el zapato a los del negocio, Que hubieran planificado ellos con más antelación. Todo nos lo entregan a última hora, y luego los que tenemos que correr somos los de siempre.

Automatización excesiva: En lugar de eliminar o, al menos, simplificar el desperdicio en los procesos, a menudo son automatizados, creando capas adicionales de complejidad en el sistema y un aumento de coste total de propiedad.

  • Y luego están los de arquitectura, que no hacen más que poner capas y más capas para conseguir una mayor automatización. No hacemos más que cambiar de tecnología y eso nos obliga a aprender nuevas herramientas difíciles y con complicadas interfaces. Y luego toca integrarlas con las aplicaciones que ya tenemos. ¿Pero no se dan cuenta que las cosas simples funcionan mejor?

Mala calidad de los datos: Esto crea errores adicionales, retrabajo y otras consecuencias aguas abajo, y con frecuencia es causado por la falta de capacitación del usuario final y una documentación, y diseño de procesos inadecuada.

  • Los usuarios no saben usar los sistemas que les hemos preparado. Los datos no suelen ser correctos y eso nos ocasiona tener que corregir incidencias que no son nuestras. Por más que les decimos como hacerlo, una tras otra se equivocan en las consultas que hacen y encima dicen que la aplicación no funciona.

Recursos y servicios compartidos: un desafío constante, ya que los recursos especializados (otros activos humanos y) a menudo son compartidos entre varios proyectos y operaciones, cada uno con prioridades que compiten, causando cuellos de botella y demoras de programación.

  • No tenemos suficiente gente en el equipo para todo lo que llevamos entre manos, y además de eso resulta que nos piden colaboraciones en otros proyectos y tengo que dejar que nuestro mejor programador pase a otro proyecto que ahora resulta que es lo más importante para el negocio. Para acabar lo nuestro, le voy a tener que pedir que se quede más tiempo. ¿Por qué no anticiparán esas cosas?. ¿ Es que no lo sabían antes?. Al final, siempre son los mismos los que pagan el pato.

 Requisitos regulatorios: estos pueden añadir capas de actividad sin valor agregado. El negocio a menudo se centra en medidas de información y control después de los hechos, en lugar de crear procesos de alta calidad, consistentes y compatibles desde el principio.

  • Siempre que entra en vigor una nueva normativa legal o fiscal, nos toca correr y obtener información con urgencia para evitar sanciones. Cuando definieron los requisitos del proyecto, ¿ es que no estaba en vigor ya dicha norma?. Ahora toda la presión es para nosotros.

Outsourcing: La empresa puede creer que la externalización administrativa de procesos y servicios de IT reducirá los costes. Sin embargo, quienes toman las decisiones no pueden entender completamente la distinción entre los procesos y los productos básicos y los que ofrecen una diferenciación competitiva y una ventaja estratégica, ni darse cuenta de que la externalización puede tener consecuencias no deseadas por restringir la agilidad.

  • Dicen que asi se reducen costes y que mejora la eficiencia. Pero… ¿ es que los de negocio no se han dado cuenta de que el conocimiento es un aspecto vital para nuestro trabajo?. Ahora vienen con una externalización y nos toca enseñar a otros y luego corregir lo que hacen mal. El Negocio debería preguntarnos antes de tomar estas decisiones.

Las restricciones presupuestarias: Hay una tendencia natural a centrarse en la reducción de costes de IT, en lugar de en la creación de valor, la eliminación del desperdicio,la innovación y la mejora del rendimiento de la empresa.

–       En el negocio, como piensan que los de IT somos caros, nos reducen año tras año los presupuestos y nos dan menos recursos para poder hacer nuestro trabajo, asi nos aprietan un poco más. Total, si al final todo sale, con calidad mala al inicio, pero aquí estamos nosotros para arreglarlo…..  Podrían definir mejor ellos  sus planes estratégicos y pensar en que sin tecnología la empresa no va a competir y darnos recursos y dejarnos tiempo para poder mejorar e innovar. Eso sí que podrían ayudar a reducir costes.

Para terminar, sigue leyendo las conclusiones en el siguiente post.

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