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La Transformación Lean

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La Transformación Lean

Son cada  vez más frecuentes las iniciativas de muchas organizaciones que están adoptando esta filosofía o modelo de trabajar para mejorar sus procesos y ser más eficientes. Los resultados obtenidos animan a otros a iniciar esta transformación, pero hay que tener en cuenta algo muy importante: el cambio depende de las personas y es necesario establecer una estrategia de gestión del cambio que ayude y fomente esta transformación.

Las experiencias más exitosas tienen lugar cuando gozan del apoyo “desde arriba” , cuando se impulsa el cambio y se fomenta en un modo Top Down.  El apoyo de la dirección es un factor muy importante para la transformación.

También son posibles iniciativas Botton Up, esto es de abajo hacia arriba. En este caso, las iniciativas de transformación son adoptadas en el seno de algún equipo o  división de la organización y por medio de la evangelización y los resultados obtenidos, las iniciativas Lean van calando en otros grupos hasta conseguir una implementación más amplia.

En este caso, hay un elemento que constituye un factor crítico de éxito, y es el cambio que se debe producir en el Middle Management para afrontar dicha transformación. En el congreso LeanIT organizado por AELIT el pasado 26/11/2015 , asociación a la cual pertenezco como miembro de la junta directiva, tuve el placer de facilitar una dinámica de Lean Café con el objetivo de descubrir cuáles eran las claves de la Transformación Lean.

Definiendo un Lean Cafe

Una dinámica Lean Cafe, es una actividad participativa y colaborativa en la que se da pie a compartir ideas y opiniones a los miembros de un grupo de trabajo con el objetivo de obtener una visión compartida que dé respuesta a una o más preguntas. Con ella se obtienen conversaciones significativas que conducen a la mejora, al entendimiento de un problema o al establecimiento de muy forma colaborativa de un plan de acción.

Dinámica Lean Cafe

Dicha dinámica, entre otras preguntas, tenía una cuyo enunciado era el siguiente:

¿Qué tienen que cambiar los directivos y el middle managemente para que la transformación Lean tenga éxito?.

La mayor parte de las cerca de 40 personas que asistieron a dicha dinámica, eran directivos o middle management , y las respuestas que entre todos elaboraron dejaron en mi opinión, una base de conocimiento importantísima para cualquier organización interesada en adoptar la filosofía Lean IT.  Creo que es importantísima porque afloró de manera natural de las ideas de todos ellos , sin que nadie condujera las respuesta, surgió de forma autónoma y participativa.

Las respuestas fueron :

  •  Los directivos tienen que aplicar la filosofía Lean, deben gestionar desde la práctica y liderar con el ejemplo.
  •  Los directivos deben arriesgar, tiene que salir de su zona de confort para aplicar maneras diferentes de trabajar.
  • Tienen que saber fracasar y aprender de los errores para mejorar. La cultura de mejora debe ser promovida desde su posición.
  • Tienen que fomentar la escucha a todos los niveles y comunicar mejor.
  • Han de fomentar el trabajo en equipo, dar soporte y ser capaces de motivar.
  • Deben identificar a los promotores internos de la filosofía Lean y/o constituir una  Oficina Lean para apoyar el despliegue de la iniciativa.
  • Tienen que apoyar el crecimiento de los equipos,  delegando en la toma de decisiones y haciendo que los equipos sean autogestionados.

Insigths Lean IT

Una transformación requiere empezar por un cambio de cultura, y esa cultura debe ser aplicable a todos los miembros de la organización. Para empezar ese cambio cultural es más fácil empezar desde la base : los supuestos, creencias y  pensamientos  para ir subiendo hacia los valores y terminar con los artefactos

( Modelo de cambio cultural de Edgar Schein).

Para ello, puede ser bastante útil el modelo de cambio de 8 pasos de Kotter como punto de partida :

  1. Crear una sensación de urgencia.
  2. Generar un equipo que lidere el cambio.
  3. Establecer una visión del cambio.
  4. Comunicar la visión a la organización.
  5. Empoderar a los individuos para hacer los cambios.
  6. Obtener pequeñas victorias de manera rápida.
  7. Seguir avanzando.
  8. Hacer que el cambio prevalezca.

Una vez que la organización está decidida a aplicar esta transformación, y ya se han dado los pasos necesarios para que se produzca un cambio de cultura , tenemos que definir la manera de conseguirlo, la forma de articular el despliegue de LeanIT, teniendo en cuenta que una Transformación Lean no es un viaje con inicio y fin, es un camino que nunca termina en el que todos deben abandonar sus viejos hábitos , salir de su zona de confort y enfocarse en mejorar continuamente.

En el siguiente artículo empezaremos a ver como aplicar los principios lean en TI.

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