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12 +1 Acciones para un inicio de Cambio

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12 +1 Acciones para un inicio de Cambio

A raíz del artículo anterior, y de una pregunta recibida al respecto en la publicación en Linkedln, escribo este post para tratar de aportar una posible visión,  que ni mucho menos pretende ser la única, ni seguro que la mejor,   de todas las que se pueden aplicar para iniciar los procesos de cambio cultural en una organización. Es simplemente mi visión y mi planteamiento de una de las maneras de abordar el Cambio.

Hay grandes expertos en estos asuntos,  yo me considero tan solo un aficionado y alguien interesado en aprender sobre todo esto y hacer que las cosas funcionen de la mejor manera,  para que las personas se sientan comprometidas, motivadas y reconocidas en lo que hacen y que gracias a ello las empresas obtengan mayores éxitos y resultados

La pregunta que se ha realizado en la publicación de Linkedln es esta :

Si cada uno hace las cosas según su propia costumbre y modo de hacer : ¿Cómo se crea ,como se comparte, como se fija una cultura?

Y mi visión al respecto que te comparto en estas líneas  es la siguiente :

Condición previa : que la más alta dirección quiera hacer algo , bien por convencimiento propio y evidencias internas o por haber recibido inputs desde el exterior de que algo no funciona como debería en la organización.

Condición necesaria: Lo primero que tendremos intentar  saber es  cuál es la intensidad del cambio que necesitamos. Los procesos de cambio cultural son muy largos y complicados, así que quizás lo primero será intentar entender y conocer qué tipo de cultura es la que tiene la organización y después determinar qué tipo de cambio necesitamos.

Para esto, una idea podría ser apoyarse en el modelo de William Schneider para identificar cual es la cultura preponderante en la organización y dilucidar si  tenemos que completarla, balancearla  o realizar acciones para integrarla en todos sus miembros, o bien si es que pensamos que  la supervivencia está en juego, plantear un modelo de cambio radical, porque siendo posible cambiar, es muy difícil y llevará mucho tiempo.

Apoyándome en el modelo de W. Schneider – aunque hay otros modelos –  para dar algunas ideas de como lanzar procesos de cambio cultural plantearía el siguiente proceso

CONOCIMIENTO, ACCION  Y  FIJACION DE UNA CULTURA.

1.       Comunicar desde la más alta dirección, a toda la organización el inicio de un proceso de cambio, como se va a instrumentar  y las razones que lo fundamentan.

2.       Realizar una encuesta para conocer cuál es la cultura predominante entre los empleados ( en base a los cuatro tipos de culturas del modelo : Colaborativa, De Control, de Competencia y de Cultivación)  identificando las fortalezas y debilidades de cada modelo y  en cual se sienten mejor identificados a nivel personal y organizacional. No hay una cultura mejor que otra y además hay que tener en cuenta que podría resultar que se tienen rasgos de varias culturas. Es válido y correcto siempre que sirvan a la cultura predominante.

En el siguiente link, están identificadas las fortalezas y debilidades de cada tipo de cultura del modelo de William Schneider que pueden servir para crear esa encuesta entre los empleados y que nos de información sobre la cultura predominante.

Fortalezas y debilidades de cada tipo de cultura del modelo de W.Schneider

3.       Evaluar y determinar cuál es el tipo de cultura predominante. : analizar todas las respuestas de la encuesta para obtener los resultados. Identificar cual es la predominante, y  aunque puedan surgir ideas que lleven a pensar que hay mezclas de culturas, eso no es malo. Una puede complementar a la otra. Lo que habrá que hacer es identificarlo y hacerlo visible.

4.       Comunicar a todos los empleados el resultado de la encuesta y el inicio de acciones para mejorar, pudiend0 estar el foco en un cambio evolutivo o en el cambio más radical en base al contexto de la organización y la urgencia.

5.       Seleccionar personas voluntarias de diferentes ámbitos de la organización para que constituyan las mesas del cambio, siendo cada voluntario un líder del proceso que a su vez deberá elegir ( y estará empoderado para ello) a otras personas de la empresa para trabajar juntos en identificar oportunidades de mejora.

6.       Trabajar en cada mesa sobre las fortalezas y debilidades identificadas como  resultado de la encuesta,  para la cultura predominante e identificar acciones concretas para potenciar las fortalezas y para eliminar o minimizar las debilidades. Una posible manera para facilitar esta actividad es realizar una dinámica llamada Lean Café.

7.       Crear una sala o espacio “Obeya en el que cada mesa vaya haciendo visibles a toda la organización las conclusiones  ( gráficamente y de manera visual para que todo el mundo pueda hacerse eco de lo que se está gestando). Dar espacio a cualquier otra persona a que colabore o participe haciéndose a su vez responsable de alguna de las acciones o medidas identificadas – aunque no participe en las mesas, o darle la oportunidad para implicarse en alguna de ellas-

8.       Al terminar ese proceso en cada una de las mesas , dentro del marco temporal que la Dirección haya establecido ( sin presiones y dejando a los equipos trabajar y compatibilizar esta complicada tarea con el resto de sus responsabilidades ) , los líderes de cada mesa, expondrán todos juntos las conclusiones y se identificarán de manera colaborativa todos los asuntos que requieran acciones posteriores para mejorar la situación.

9.       Junto con la Dirección de la empresa, realizar un priorización de las acciones que deben realizarse para iniciar ese cambio de cultura y apoyarse en los líderes de cada mesa para que  por medio de los denominados “Eventos Kaizen” ,de la filosofía Lean , se constituyan equipos  encargados de materializar todas esas mejoras.  Todas las acciones, los grupos kaizen y los objetivos que persigue cada  uno, cual es el cambio perseguido por cada grupo, etc, tendrá que estar visualizado en el espacio Obeya para darle la mayor difusión posible entre todos los empleados  y que así puedan ser partícipes también de los cambios que se producirán.

10.   Ejecutar los eventos Kaizen y comunicar los resultados que se vayan logrando y así por cada una de las iniciativas y del aprendizaje obtenido en cada grupo, se irán definiendo y compartiendo las políticas y prácticas que deben ir asociadas al modelo cultural predominante.

11.   Al finalizar los eventos Kaizen de cada equipo, trasladar los resultados a toda la organización y desde la Dirección transmitir  el compromiso  por el mantenimiento de los cambios que se han derivado como consecuencia del proceso y la necesidad del compromiso de todos para lograrlo.

12.   Dejar que los cambios surtan efecto y  con la periodicidad que se decida, los líderes de cada mesa de cambio , pedirán Feedback y determinarán necesidades de evolución y ajuste de cada una de las políticas o  acciones identificadas.  Habrá  fallos,  equivocaciones y en momentos de debilidad y tensión  las personas pueden desanimarse y caer en los usos antiguos. Es normal, el proceso será largo y laborioso. Los líderes tienen que perseverar y aportar actitud y máximo compromiso de ayuda y comprensión.

13.   No parar nunca de revisar y de analizar como trabajamos para mejorar cualquier aspecto que nos haga ser mejores y que nuestra empresa obtenga mejores resultados.  El cambio realmente se habrá producido si esa actitud de mejora y de cuestionarse como hacemos las cosas para mejorar, viene desde cualquier de los niveles de nuestra organización.

Para terminar, tan solo mencionar cuatro aspectos importantes a tener en cuenta como puntos de partida para un cambio organizacional, que menciona William Schneider en su libro llamado The Reeingineering Alternative, en el que explica con profundidad su modelo.

1-      Es importante tener un conocimiento profundo de las dinámicas de la organización para que así desde dicha compresión se puedan plantear e identificar oportunidades de mejora.   La capacidad de aprendizaje de las personas y su afán por comprender por qué hacen las cosas y  de dominar el cómo se hacen, serán clave para poder transformarlas.

2-      No se puede plantear un cambio en la cultura intentando imitar a otros competidores, ni queriendo destruir el pasado cuando entran nuevos miembros a la organización con la misión de cambiarla. Al contrario, debe honrarse y respetarse el pasado y profundizar sobre lo que pasa dentro más que imitar a lo que hacen fuera.

3-      El cambio lleva mucho tiempo, y no  se puede plantear un Time-box y cuando se acabe se da por terminado el proceso. La organización siempre debe estar cambiando. Me viene al hilo un tweet  de @virginiog que dice así:

Las personas inteligentes saben que sus creencias, conocimientos y habilidades siempre deben estar en estado beta : listos para ser cambiados.

Pues eso…. :)

4-       Los cambios pueden planearse radicales o graduales. Antes de empezar el proceso los líderes deben decidir el nivel de urgencia para aplicar un cambio radical o para completar la cultura con mejoras, integrarla en toda la organización , si es que hay algunas agrupaciones fuera de ella y son por tanto causa de los conflictos, o bien adoptar algunas fortalezas de otro tipo de cultura en la cultura actual, y que puedan venir bien a los fines de la organización.

Espero que este post te haya aportado alguna idea y te ayude a iniciar un proceso de Cambio o simplemente a aprender algo nuevo.

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